Logiciel MAKRIZI GED (Gestion électronique de documents)

Pourquoi la Méthode GED ?

La création de documents, leur stockage et leur diffusion concerne toutes les organisations (entreprises, associations, services publiques), quel que soit le secteur d 'activité, le métier ou la taille de la structure. La GED concerne également l'ensemble des personnels (secrétaire, techniciens, commerciaux, dirigeants, etc.).

 

Une GED pour qui ?

Qui n’a jamais gaspillé un temps précieux à rechercher un document papier au fond d’une armoire ? Qui ne s’est jamais perdu dans les méandres d’une arborescence d’un serveur de fichier ?

Toutes les organisations, quelle que soit leur taille et quelle que soit leur activité sont concernées par la GED.

 

Une GED pour quoi ?

Parce que le document est au cœur de toute organisation, la mise en place d’une GED relève d’une stratégie visant à améliorer l’efficacité des collaborateurs et doit, à terme, permettre d’importants gains de rentabilité.

Le Logiciel MAKRIZI.GED, est un système d’acquisition, de classement, de stockage et de consultation des documents. Elle permet un gain de temps considérable aux organisations en structurant le classement et en facilitant les recherches.

Il existe 4 étapes majeures dans Le Logiciel MAKRIZI.GED:

  • L'acquisition des documents
  • Le classement des documents
  • Le stockage des documents
  • La diffusion des documents

Acquisition

L’acquisition de documents peut s’effectuer de différentes manières :

  • Par numérisation au travers d’un scanner. C’est le cas des documents papiers existants ;
  • Par intégration de documents électroniques (traitements de textes, fichiers PDF, tableurs, etc.) ;
  • Par production de documents à l’aide de logiciels métiers (comptabilité, suivi commercial, gestion de production, etc.) ;
  • Par échange de documents électroniques entre différentes organisations.

Classement

Le classement au sein d’une GED est facilité par la mise en place d’un plan de classement commun à l’ensemble de l’organisation. On s’attachera alors à définir ce dernier de manière « naturelle », c’est-à-dire compréhensible par l’ensemble des utilisateurs. 
En d’autres termes, le classement d’un document dans la GED doit se faire de manière intuitive.
Les documents classés sont indexés de différentes manières :

  • Par l’utilisation des métadonnées (titre, objet, type, auteur, résumé, etc.) ;
  • Par mots clefs ;
  • En texte intégral (fulltext).

Stockage

Quel que soit le mode de stockage utilisé par la GED (base de données, disque dur, etc.), il est essentiel que les fonctionnalités suivantes soient opérationnelles :

  • Gestion de la durée de vie du document ;
  • Purge ;
  • Archivage ;
  • Stockage multi serveur.

Ces caractéristiques permettent de gérer au mieux l’espace de stockage consacré au  Logiciel MAKRIZI TECHNOLOGIE.GED utilisée au quotidien et garantissent une utilisation efficace de celle-ci, notamment en optimisant les temps d’accès.

Consultation

La consultation des documents peut s’effectuer de plusieurs manières :

  • En se déplaçant au sein du plan de classement : on veillera à ce que l’ergonomie de la GED facilite cette navigation ;
  • En utilisant un moteur de recherche mêlant la recherche par mots clefs et sur les métadonnées à la recherche en texte intégral.